Office 97'nin Internet desteği Web sayfası hazırlayan kullanıcıları oldukça memnun ediyor. Bu arada bu paketin Internet yeteneklerinden haberi de olmayanlar olabilir diye düşündük ve bu ay Excel belgelerini Internet üzerinde yayınlamak üzere HTML dosyaları olarak kaydetmeyi gösterelim dedik. Excel dahil herhangi bir Office uygulamasının belgesini HTML olarak kaydetmek için önce Web sayfası yazma eklentisinin pakete yüklenmesi gerekiyor. Bu eklentinin Office'nize yüklenip yüklenmediğini öğrenmek için basit bir yöntem var. Excel programını açın, boş bir belge ekrandayken Dosya menüsünü açın. Eğer menüde "HTML olarak kaydet" diye bir komut varsa Web sayfası yazma eklentisi sisteminize yüklenmiştir.
Eğer sisteminizde Web sayfası yazma eklentisi yoksa bu eklentiyi sisteme yüklemek için Office CD'nizi bilgisayarın CD-ROM sürücüsüne takın. Denetim Masasını açın ve Program Ekle/Kaldır simgesine çift tıklayın. Buradaki listede Microsoft Office'i bulun ve üzerine çift tıklayın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun (Office CD'sini takmanızı ister) TAMAM düğmesine basın. Office kurulum programı çalışacaktır. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Ekle/kaldır düğmesine basın. Buradaki seçeneklerden Web Sayfası Yazma seçeneğini aktif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın.
Yükleme işlemi tamamlandığında TAMAM düğmesine basarak yükleme programını kapatın. Şimdi Excel dosyalarınızı HTML olarak kaydedebilirsiniz. Bir Excel hesap tablosunu HTML olarak kaydettiğinizde sayfa içerisindeki veriler bir tablo olarak, grafikler de GIF görüntü dosyası olarak kaydedilir. Aşağıdaki gibi basit bir Excel sayfasına sahip olduğumuzu varsayalım.
Burada görüldüğü gibi dosyamızda bir veri alanı ve bu veri alanını baz alarak çizilmiş olan bir grafik söz konusu. Şimdi dosyayı kaydedelim, daha sonra da HTML formatına dönüştürmek için Dosya menüsünden HTML olarak kaydet komutunu çalıştıralım.
Ekrana Internet yardımcısı sihirbazı gelecek. Dört adımda Web dosyası yazmanıza imkan veren bu sihirbazın birinci adımında HTML dosyasına kaydedeceğiniz verilerin girilmesi istenecektir. Basit Excel dosyalarının veri alanlarını sihirbaz otomatik olarak tanır ve kaydeder. Ancak karmaşık dosyalar söz konusu olduğunda burada bazı ayarlamalar yapmanız gerekebilir. Bir alanın HTML dosyasında tablo olarak görüntülenmesi için bu diyalog kutusunda Ekle düğmesine basın, fare ile tablo olarak görmek istediğiniz alanı seçili duruma getirin ve Enter tuşuna basın. Bu alan Aralık$x$y şeklinde listeye eklenecektir. Alanlar yukarıdan aşağıya listelenecektir. Web sayfasında üstte görülmesini istediğiniz alanları yukarı ok yardımı ile listede yukarıya taşıyabilirsiniz.
HTML dosyasına yazılacak olan veri alanlarını bu adımda belirledikten sonra İleri düğmesine basın. Bu düğmeye bastığınızda yeni bir adım gelecek. Burada dosyaları varolan bir HTML dosyasına eklemek veya sıfırdan boş bir HTML dosyası yaratmak kararlarından birini verebilirsiniz. Boş bir HTML dosyası yaratmak en iyisi, karışıklığa meydan vermez en azından. Tekrar İleri düğmesine basarak üçüncü adıma geçelim.
Bu adımda HTML dosyasının genel görünüşünün ayarlarını yapmak mümkündür. Örnek resimde de görüldüğü gibi, Web sayfasının başlığını, sayfada yazılacak olan mesajı ve güncelleme tarihini sayfaya bu diyalog kutusunu kullanarak girebilirsiniz.
Bu ayarları da yaptıktan sonra sihirbazın son adımına geldiniz. Burada sayfanın dilini ve hangi klasöre kaydedileceğini belirleyin. SON düğmesine bastığınızda dosyanız HTML olarak kaydedilecektir. Grafikler de aynı klasöre GIF dosyası olarak kaydedilir. Dosyayı kaydettiğiniz yere gidin ve HTML dosyasının üzerine çift tıklayın. Eğer aşağıdaki gibi bir görüntü ile karşılaşırsanız başarılısınız demektir.