İşyerimizde belli standart formlarımız var ve arkadaşlar bu formları EXCEL kullanarak hazırlıyor. Form şablonlarını hazırladım ancak arkadaşlar formların boy, hücre adı filan gibi standart özelliklerini değiştirdiklerinde bir karmaşa çıkıyor her şeyi baştan düzeltmek zorunda kalıyorum. Benim istediğim arkadaşlarım bir şablon dosyayı açtıklarında sadece benim istediğim bölümlere yazı yazabilsinler başka bir şeye dokunamasınlar. Bunu nasıl ayarlayabilirim.
Bunun için yapacağınız işlem önce şablon dosyasını hazırlamak daha sonra da müdahale edilmesine izin verdiğiniz hücreleri seçip bunların koruma özelliğini kaldırmak. Daha sonra belgeyi tümden korumanız gerekiyor.
Böylece sadece sizin korumasız bıraktığınız hücrelerin içeriği değiştirilebilecektir. İsterseniz bu işlemi adım adım inceleyelim. Önce aşağıdaki resimde görüldüğü gibi bir şablon dosyaya sahip olduğunuzu varsayalım.
Bu şablona şöyle bir göz atalım. Burada içeriği değişecek olan hücreler A2:C7 arasındaki alanda kalan hücrelerdir. Çünkü bunların içine satın alınan malın adı, birim fiyatı ve adedi yazılacaktır, bunlar değişecektir. Ancak D sütununda bir değişiklik yapılmayacaktır. Çünkü burada otomatik ara toplamlar ve genel toplamlar hesaplanıp görüntülenecektir. Şimdi, şablonu böyle hazırladıktan sonra amacımız belgeyi korumaya almadan önce A2:C7 arasının korumasını kaldırmak.
Bunun için A2:C7 alanını seçili duruma getirin ve CTRL + 1 tuşlarına basın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun KORUMA bölümüne gelin. Burada KİLİTLİ seçeneğini pasif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın. Bu hücrelerin koruması kaldırılacaktır. Örnek için yukarıdaki resme bakabilirsiniz.
Şimdi artık bu hücreleri de belirlediğimize göre çalışma kitabının korumasını aktif hale getirebilirsiniz. Bunun için ARAÇLAR menüsünden KORUMA * SAYFAYI KORU komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusu içerisinde bütün seçenekleri aktif hale getirin. Daha sonra diyalog kutusunun alt tarafındaki metin alanına belgeyi koruma için kullanılacak olan şifreyi girin. Ben örnekte şifre olarak "deneme" şifresini kullandım. Şifreyi girdikten sonra TAMAM düğmesine basın. Şifreyi kontrol için bir kere daha girmeniz istenecek. Yine girin ve TAMAM düğmesine basın. Belgenin koruması aktif olacaktır.
Bundan böyle önceki adımlarda KİLİDİNİ kaldırmış olduğunuz hücreler dışındaki herhangi bir hücrenin içerisine bir şeyler yazmak istediğinizde ekranda hemen bir diyalog kutusu belirecek ve sayfanızın korunmakta olduğunu, bu hücrelere bir şey yazmanızın mümkün olmadığını gösterecektir. Bu aşamada sadece korumasını kaldırmış olduğunuz hücrelerin içeriğini değiştirebileceksiniz. Ayrıca diğer hücrelerin boyutunu, sütun satır boyutlarını, font filan gibi özelliklerini de değiştiremezsiniz.
Yani aynen sizin istediğiniz gibi, şifrenizi bilmeyen herhangi biri şablonunuz üzerinde sizin isteğiniz dışında herhangi bir değişiklik yapamayacaktır.
Herhangi bir anda şablonun belli özelliklerini değiştirmek istediğinizde korumayı kaldırma için yine ARAÇLAR menüsünden KORUMA * SAYFA KORUMASINI KALDIR komutunu çalıştırmanız ve şifreyi doğru girmeniz yeterli. İstediğiniz değişikliği yaptıktan sonra korumayı tekrar aktif hale getirmeyi de ihmal etmeyin hani...
Not: Bu püf noktasında adı geçen örneği dosya halinde incelemek istiyorsanız bu dosyayı http://www.pcmagazine.com.tr adresinden erişebileceğiniz ailenizin Web sitesi PC Magazine Online'ın "dergide adı geçen dosyalar" bölümünde bulabilirsiniz. Dosya adı: KORUMA.XLS