Excel’de tutulan kayıtlarda herhalde en sık kullanılan alan isim alanıdır. Genellikle isim tek bir hücreye yazılır ama kimi zaman bu uygulama sorunlar getirebilir. 10,000 kayıtlık bir veritabanındaki isim alanını elinizle ad ve soyad olarak iki ayrı alana bölmeye çalıştığınızı düşünebiliyor musunuz? Tabii bu sorun karşımıza sadece isim örneğinde çıkmayabilir. Örneğin semt ve şehir bilgisinden oluşan bir alanı ikiye bölmemiz gerekebilir.

Bu soruna pek çok farklı çözüm getirilebilir. Bunlardan en kolayı, Excel’in Text to Columns (metinleri sütuna çevir) komutu. Tek yapmanız gereken, bölmek istediğiniz hücreleri işaretleyip, Data/Text to Columns komutunu çalıştırmak. Bundan sonra gerçekleştirmeniz gereken iki adım kalıyor. İlk adımda metni nasıl bölmek istediğinizi karar vermelisiniz. Delimited seçeneği metni belirleyici karakterlerle bölmenizi sağlarken, Fixed Width seçeneği sabit boylarda bölmeleme yapmanızı sağlar. Genellikle işe yarayacak olan seçenek Delimited seçeneğidir. Eğer bu seçeneği seçerseniz, bir sonraki adımda metnin hangi karakterlere göre ayrılacağını belirliyorsunuz. Fixed Width seçeneğini seçerseniz, elinizle sütun genişliklerini belirliyorsunuz.