Büyük bir veritabanıyla çalışırken ara toplamlar alarak genel durumu gözlemek ve raporlamak isteyebilirsiniz. Bu ara toplamlar için elinizle ayarlamalar yapabilirsiniz tabii, ama bu işi otomatik olarak Excel’e yaptırmak daha kolaydır. Şimdi adım adım bir veritabanında ara toplam alma işlemine göz atalım. Önce bir veritabanımız olması gerekli. Bunun için örnek olarak şekildeki gibi bir veritabanı kullanalım. Veritabanımızda Satış no, Tarih, Ürün, Birim Fiyat, Miktar ve Toplam olmak üzere 6 alan var. Burada bir mağazanın satışlarını tuttuğumuzu varsayalım. Excel’de ara toplam alırken dikkat etmemiz gereken bir nokta vardır. Excel, ara toplam almak istediğimiz kaydın her değimesinde yapmak istediğimiz işlemi gerçekleştirecektir. Bu sebeple veritabanının şu anki halinde toplam almaya kalkarsak Ürün alanındaki verinin her değişmesinde yeni bir toplam oluşturacaktır. Bunun çözümü, veritabanını ara toplam almak istediğimiz alana göre sıralamaktır. Sıralama işlemini veritabanı içindeyken Data/Sort komutuyla gerçekleştiriyoruz. Sort By kutucuğunda Ürün alanını seçerek tüm veritabanını Ürün’e göre sıralıyoruz.

Artık ara toplamı alabiliriz. Excel’de bu işlemi Data menüsündeki Subtotals komutuyla gerçekleştireceğiz.

Açılan diyalog kutusunda temel olarak üç ana noktayı belirtmemiz gerekli. Önce hangi alanın değişiminde ara toplam alınacağını At Each Change In kutusunda, ara toplamda hangi fonksiyonun kullanılacağını ise Use Function kutusunda (görüldüğü gibi işlemin adı ara toplam ama herhangi bir fonksiyon da kullanılabilir), bu fonksiyonun uygulanacağı alanları da Add Subtotal to kutusunda belirteceğiz. Biz örneğimize uygun bir şekilde sırasıyla Ürün, Toplam ve Toplam seçimlerini yapıp OK’e tıklayalım. Bir kere ara toplam oluşturduktan sonra tablo alanının solundaki eksi ve artı işaretlerine tıklayarak veya aynı yerdeki 1, 2 ve 3 butonlarından birini seçerek çeşitli seviyelerde gösterim sağlayabiliriz.

Şimdi aylara göre toplam satış sayılarını öğrenmek istediğimizi düşünelim. İlk yapmamız gereken bir önceki ara toplamı kaldırmaktır. Bunu da Subtotals diyalog kutusundaki Remove All butonuyla gerçekleştirebiliriz. Daha sonra veritabanımızı tarihe göre sıralamalı ve Subtotals diyalog kutusunda sırayla Tarih, Toplam ve Miktar seçeneklerini işaretlemeliyiz. Sonucu şekilde görebilirsiniz. Artık veritabanınız ne kadar karışık olursa olsun, istediğiniz ara toplamı oluşturabilirsiniz.